Электронный архив OutdoCS -- это информационная система, предназначенная для управления документами проектно-конструкторских и производственных организаций. Назначение OutdoCS -- собрать всю информацию о документах предприятия в централизованной интегрированной базе данных (БД) и обеспечить совместное использование документов в процессах проектирования и производства.

Система управляет статусом и версиями документов, обеспечивает рациональное распределение информации, контролирует путь прохождения документов и стадии их обработки. Логическое накопление и связывание информации позволяет осуществлять регламентированное управление документами. Механизм управления разработкой документов, предлагаемый системой, гарантирует соответствие отечественным стандартам и процедурам ISO9000.

Наличие прямых интерфейсов практически ко всем популярным САПР и офисным приложениям позволяет построить универсальную систему для работы на предприятиях, использующих несколько различных САПР.

Легкость настройки и адаптации системы позволяет существенно снизить стоимость внедрения, а открытые, легко адаптируемые интерфейсы к приложениям дают возможность настроить работу системы в соответствии со стандартами работы предприятия.

Области применения: машиностроение, управление предприятием, строительство и архитектура, автоматизация делопроизводства.

Решаемые задачи: автоматизация хранения, распределения и разработки электронной (в том числе технической) документации -- чертежей, ведомостей, отчетов и спецификаций; ведение истории разработки документов. Идеальное средство для реализации работы с документами по стандартам ISO 9000.

Модули OutdoCS

Архивный модуль

Архивный модуль OutdoCS -- это центральная база всех электронных документов любых типов: сканированных документов, а также электронных таблиц, чертежей, документов, созданных посредством текстовых редакторов и т.д.

Все файлы электронных документов хранятся не на локальных дисках пользователей, а на специально выделенных для этой цели устройствах (дисках файл-серверов, магнитооптических и DVD-библиотеках и прочих устройствах). В результате эти файлы гораздо легче контролировать (т.е. производить резервное копирование, удалять в процессе чистки диска и т.д.).

В процессе создания документа пользователю не нужно заботиться о названии и расположении файла -- система сделает это за него. Все, что требуется от пользователя, это обеспечить документ описанием: заполнить обязательные поля в карточке документа. Описание потребуется в дальнейшем, при поиске документа. Администратор может настроить систему так, что пользователь не будет знать, где находятся файлы и не будет иметь к ним доступа в обход системы OutdoCS.

Централизованное хранение картотеки документов позволяет проводить быстрый поиск документов по атрибутам: по части описания, имени автора, предполагаемой дате создания и т.д. Даже в системах, содержащих десятки и сотни тысяч документов, поиск занимает всего несколько секунд.

В системе реализована возможность создания различных карточек для различных видов документов. Любая карточка может содержать ряд полей -- системных и добавленных администратором атрибутов различных типов: номер документа и его название, дату создания и последнего изменения документа, формат и масштаб чертежа, индекс проекта, номер версии и т.д.

Для работы с файлами документов можно использовать различные приложения Windows. Для этого администратор создает команды-обработчики (Редактировать, Просмотреть, Комментировать, Печатать и т.п.) и назначает для них приложения, которые работают с файлами документа. При открытии документа запускается нужное приложение и документ автоматически загружается в данное приложение.

Модуль архива управляет версиями документа, поэтому, если на какой-то стадии разработки проекта сотрудник решит, что вариант чертежа, сделанный три недели назад, является наиболее приемлемым, он сможет немедленно его восстановить.

Система позволяет управлять статусом документа. Чаще всего достаточно иметь два статуса: документ в стадии разработки или уже разработанный, утвержденный. Однако можно задать произвольное количество значений статуса, а также оговорить, что должно происходить с документом, которому данный статус присвоен. Например, документ со статусом Утвержден невозможно изменить, а при установке статуса На проверке нужно высылать специальное уведомление лицу, ответственному за проверку.

Система OutdoCS позволяет создать любое количество пользовательских папок. Один и тот же документ можно поместить в различные папки. При этом не происходит физического копирования документа в каждую из них, а лишь устанавливается его логическая связь с данными папками. В результате вместо того чтобы просматривать сотни тысяч документов мы можем искать среди нескольких хранящихся в отдельной папке. Возможно задание иерархии папок: вы можете указать, какая папка является главной по отношению к остальным.

Архивный модуль позволяет собирать статистику, генерировать отчеты и создавать произвольные наборы хранимых документов. В системе OutdoCS мы можем получить различные типы отчетов: график времени, затраченного на различных этапах работы с документом, подсчитать количество документов, находящихся на определенной стадии разработки, получить информацию об авторе документа, количестве документов в заданном разделе или подразделе архива и т.д.

Почтовый модуль

Почтовый модуль OutdoCS -- это средство организации и автоматизации процесса разработки, предназначенное для пересылки сообщений, документов и уведомлений внутри системы.

Возможности почтового модуля подобны возможностям любой другой почтовой системы, но пользователям OutdoCS этот модуль обеспечивает две важных функции. Первая -- это возможность послать как вложение только ссылку на записи базы данных о документе вместо файлов документа. Вторая функция -- это рассылка пользователям OutdoCS автоматически созданных уведомлений об изменениях статуса документа.

Когда пользователь изменяет статус документа система может автоматически создать и разослать сообщение с извещением. Например, при изменении статуса версии документа с В разработке на Нормоконтроль система отсылает сообщение об этом нормоконтролерам и вкладывает в сообщение ссылку на документ.

Что вы получите от внедрения системы OutdoCS

Электронные документы становятся собственностью предприятия,
а не отдельных пользователей

Использование компьютеров упрощает создание документов и приводит к значительному увеличению их количества. Персональные компьютеры позволяют легко создавать производные документы, которые рассеиваются по рабочим местам пользователей, многочисленным дискетам, папкам, подпапкам и т.д. В результате пользователям сложно управлять даже теми документами, которые они сами создают. По прошествии нескольких недель или месяцев, когда нужно найти тот или иной документ, сотрудники предприятия не могут вспомнить имя файла, в котором он хранится, на какой дискете находится последняя его версия и не был ли нужный файл ошибочно изменен или удален.

Кроме того у предприятия часто возникают трудности в работе, если сотрудник находится в отпуске, отсутствует или просто уволился. Поиски данных на его компьютере можно сравнить с поиском иголки в стоге сена; и даже найдя нужный документ, мы не можем быть уверены, что это его последняя версия.

Таким образом, несмотря на наличие компьютеров, объединенных в локальную сеть, создаваемые с помощью компьютера документы по-прежнему являются собственностью отдельных сотрудников, а не предприятия в целом.

Централизованная база документов архивной системы OutdoCS позволяет решить эту проблему, что в свою очередь приводит к значительному повышению эффективности работы организации.

Повышение эффективности работы и качества управления

Сотрудники организации не тратят времени на выявление ошибок и поиск информации и могут сосредоточиться на выполнении своих непосредственных обязанностей. При прежнем числе сотрудников становится возможным выполнение большего объема работ.

Руководство действует эффективнее, располагая актуальной информацией и принимая оптимальные решения. OutdoCS регистрирует историю разработки документа, обеспечивает оперативный доступ ко всей нужной документации, связанной с данной разработкой. Всегда известно, кто и чем занимается. Все это, естественно, способствует повышению качества управления деятельностью сотрудников.

Благодаря возможности создавать отчеты с использованием надежной и полной информации о статусе находящихся в работе документов появляется возможность принимать решения быстро и максимально точно.

Снижение затрат времени и накладных расходов

Система OutdoCS упрощает поиск и рассылку документов. Поиск документов ведется по базе данных электронной картотеки быстро и безошибочно. Снижаются затраты времени и средств на печать документов и доставку их бумажных копий, так как система позволяет получить доступ к электронным оригиналам документов. После внедрения системы становится ясно, как много времени уходило на поиск, печать и рассылку бумажных документов.

к списку программного обеспечения